Tờ trình bị trả lại thường vì thiếu một trong bốn phần
Khác với công văn thông thường, tờ trình luôn nhắm tới một mục đích duy nhất: xin cấp trên phê duyệt hoặc cho ý kiến về một việc cụ thể. Vì vậy nó bắt buộc phải có đủ bốn phần — căn cứ (dựa trên quy định hay tình huống nào), thực trạng (đang gặp vấn đề gì), nội dung đề xuất (muốn làm gì), và câu đề nghị phê duyệt rõ ràng ở cuối. Thiếu một phần, nhất là căn cứ, người duyệt sẽ trả lại yêu cầu bổ sung — vòng lặp này tốn thời gian hơn nhiều so với việc soạn kỹ ngay từ đầu.
Bài soạn văn bản hành chính bằng Gemini nói chung về nhiều loại văn bản. Bài này nói riêng về tờ trình — loại văn bản có yêu cầu cấu trúc chặt hơn vì luôn cần ai đó ký duyệt dựa trên nội dung mình viết.
| Phần bắt buộc | Trả lời câu hỏi gì | Hay bị thiếu nhất |
|---|---|---|
| Căn cứ | Dựa trên quy định, chỉ đạo, hay tình huống nào? | Có — hay bị bỏ qua khi soạn vội |
| Thực trạng | Vấn đề hiện tại là gì, vì sao cần đề xuất? | Ít khi thiếu |
| Nội dung đề xuất | Muốn làm gì, cụ thể ra sao? | Hay viết chung chung, thiếu số liệu |
| Đề nghị phê duyệt | Đang xin cấp trên quyết định điều gì? | Hay bị AI diễn đạt lệch nếu prompt không rõ |
Bốn bước từ ý tưởng ra bản nháp tờ trình
1Liệt kê căn cứ và thực trạng trước, đừng nhảy thẳng vào đề xuất
Ghi ra căn cứ (văn bản chỉ đạo, quy định, hoặc tình huống thực tế đang xảy ra) và thực trạng hiện tại bằng vài gạch đầu dòng. Đây là phần AI không thể tự bịa được — phải là dữ kiện thật do mình cung cấp.
2Chốt rõ nội dung đề xuất và điều đang xin phê duyệt
Đề xuất cái gì, quy mô ra sao, và câu đề nghị cuối cùng muốn cấp trên quyết định điều gì — ba thứ này phải rõ trong đầu trước khi đưa cho AI, vì đây là phần thể hiện quan điểm của mình, AI chỉ diễn đạt lại.
3Gộp cả bốn phần vào một prompt duy nhất
Đưa căn cứ, thực trạng, nội dung đề xuất và câu đề nghị vào cùng một lệnh, yêu cầu AI dựng thành bố cục tờ trình chuẩn thể thức hành chính.
4Đối chiếu căn cứ, số liệu và câu đề nghị trước khi trình ký
Ba chỗ bắt buộc phải tự kiểm lại: căn cứ nêu ra có đúng và còn hiệu lực không, số liệu trong phần thực trạng có khớp thực tế không, và câu đề nghị cuối có đúng thứ mình muốn xin phê duyệt hay AI đã diễn đạt lệch ý.
Vì sao bước 4 không thể bỏ: Một tờ trình viết trơn tru nhưng căn cứ sai hoặc số liệu không khớp thực tế vẫn đọc rất thuyết phục — người duyệt không phải lúc nào cũng có thời gian kiểm tra lại từng con số. Trách nhiệm đối chiếu vẫn thuộc về người trình, không phải AI.
Ba điều cần biết trước khi dùng
1. AI không biết căn cứ pháp lý nào đang còn hiệu lực
AI không có quyền truy cập văn bản quy phạm pháp luật cập nhật của đơn vị mình, nên nếu chỉ hỏi chung chung "căn cứ nào phù hợp", câu trả lời có thể lỗi thời hoặc không đúng thẩm quyền. Luôn tự cung cấp căn cứ thật, không nhờ AI tra cứu thay.
2. Đề xuất mập mờ sẽ ra tờ trình mập mờ
Nếu nội dung đề xuất đưa vào prompt còn chung chung ("cần cải thiện quy trình"), AI sẽ viết ra một tờ trình nghe hay nhưng không có gì cụ thể để cấp trên phê duyệt. Càng cụ thể về quy mô, thời gian, cách làm, tờ trình càng có khả năng được duyệt ngay lần đầu.
3. Tờ trình liên quan ngân sách hoặc nhân sự nên có người có thẩm quyền xem lại số liệu
AI hỗ trợ tốt phần câu chữ và bố cục, nhưng số liệu về kinh phí, biên chế, hay cam kết cụ thể vẫn cần người có chuyên môn trong đơn vị đối chiếu lại trước khi trình ký chính thức.
Câu hỏi thường gặp
Tờ trình khác công văn ở điểm nào?
Tờ trình luôn đi kèm một đề nghị cụ thể cần cấp trên phê duyệt hoặc cho ý kiến — bắt buộc có phần căn cứ, thực trạng, nội dung đề xuất và câu đề nghị rõ ràng ở cuối. Công văn có thể chỉ để thông báo hoặc trao đổi, không nhất thiết cần ai phê duyệt.
Tờ trình có bắt buộc phải nêu căn cứ pháp lý không?
Có, đây là phần dễ bị thiếu nhất khi soạn vội. Căn cứ pháp lý hoặc căn cứ thực tế là cơ sở để người phê duyệt biết đề xuất này dựa trên quy định hay tình huống nào, thiếu phần này tờ trình rất dễ bị trả lại yêu cầu bổ sung.
AI có tự nghĩ ra lý do hay số liệu trong tờ trình không?
Nếu không cung cấp đủ dữ kiện, AI có thể tự viết những câu chung chung nghe hợp lý nhưng không có căn cứ thật — rất nguy hiểm với văn bản trình cấp trên phê duyệt. Luôn cung cấp số liệu, căn cứ thật trong prompt và yêu cầu AI ghi rõ chỗ nào thiếu thông tin thay vì tự suy đoán.
Trước khi trình ký cần kiểm tra lại những gì?
Ba chỗ bắt buộc: căn cứ nêu ra có đúng và còn hiệu lực không, số liệu trong phần thực trạng có khớp với thực tế không, và câu đề nghị ở cuối có nêu đúng thứ đang xin phê duyệt hay đã bị AI diễn đạt lệch ý.
Thử với tờ trình đang cần soạn
Dán prompt ở trên vào bất kỳ công cụ AI nào đang có sẵn — không cần cài thêm gì.
Muốn dùng AI hiệu quả hơn trong công việc?
Nhận bộ 50 Prompt AI thực chiến — 20 hành chính, 15 marketing, 15 đa năng. Miễn phí.
Nhận 50 Prompt miễn phí →